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仕事が速い人は「見えないところ」で何をしている? 仕事をサクサク進めるためのスゴ技

ダ・ヴィンチニュース 8/8(月) 6:30配信

 仕事中、自分で決めた時間までにその作業が終わらないことが多々ある。「もっと効率よく仕事する方法を考えろ」と上司に叱責されてばかり。別にサボっているわけでもなければ、「こうやってみれば?」というアドバイスに反発しているわけでも、頑なにやり方を変えないわけでもない。

 とはいえ、帰りの電車で「今日は何をやったかな」と思い返してみると、我ながら「それだけ?」と感じる日がある。溜まってしまったメールに返信していたとか、調べ物をしていたつもりが、気がつけば脱線に脱線を重ね、本筋とはまったく関係のないページを読み漁っていたとか。それらに使った時間を時給に換算したら、と考えると限りなくゼロに近いと言わざるを得ない。もちろん、いずれも仕事に必要なことではあるのだが。

 本書『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』(木部智之/KADOKAWA)には、仕事が速い人がやっているという、メールやエクセルの使い方、仕事の伝え方・任せ方、思考法などが75項目紹介されている。

 たとえば、「絶対に覚えるべき6つのショートカット」では、極力マウスを使うことなくパソコンの操作を済ませることを目的に、「ショートカットキーマニア」を自称する著者が使用頻度の高いものを厳選して紹介。エクセルやワードといった複数のソフトを使用しているときは、「Alt(またはWin)+Tab」で切り替える。ネット検索中、ページの先頭を表示したいときは「Home」、最後まで移動したいときは「End」キーを押すと、スクロールしなくて済むので便利。

 キーボードからマウスへ手を伸ばして操作する――数秒単位の細かい作業の時間短縮を積み重ねることが大事なのだと著者はいう。これに関連する時短の工夫として個人的におもしろかったのは、「スーツを選ぶ時間を0秒にする『仕組み』」だ。

 まず、スーツとワイシャツを横一列に並べてハンガーに掛ける。朝、着るものはいちばん右から、帰宅後、脱いだものはいちばん左に戻す。ポイントは、スーツ4着・ワイシャツ6着といった具合にそれぞれの枚数をずらしておくこと。こうしておけば、いつも同じ組み合わせといった事態が起こらない。単純だからすぐ真似できる点もよい。

「長いのは悪。A4の『紙1枚』にまとめる」という項目もある。「メールで説明したのに理解してもらえなかった」といった仕事上のコミュニケーション・ミスの原因の9割が「長いから」。本書で紹介されている仕事を速くするコツの多くは、見開き1ページで済まされていて読みやすい。「聞いてもらえる話、読んでもらえるメールはすべて短い」という著者の言葉どおりである。

 最後に、私が特に気になった項目を紹介しよう。それは「ガラケーを使う」。その真意は、多忙な日々を送る著者の「電車の中は自己投資をする時間」という決まり事にある。朝から深夜まで働いて、自宅に帰ってからやることと言えば、食事・入浴・睡眠のみ。つまり、自宅から会社までの通勤時間をどう過ごすかが重要なのだという。

 通勤中にスマホがあると、意味もなくSNSを徘徊したり、ゲームをしたりして過ごしてしまう。その誘惑を断ち切るには、初めからスマホを持たなければよい、というわけ。おまけにガラケーなら維持費が安く済む――いや、理屈はわかるがちょっと待ってほしい。私個人の先入観として、仕事が速い人=超人的なエリートというイメージがあるのだが……。

 実は著者である木部氏、昔はゲームばかりして過ごし、朝は1分でも長く寝ていたいと願う至って普通の人だったのだそう。本書で紹介されている内容は「面倒だからムダなことはしたくない」という考えが根底にある、とすら述べている。「普通の人」が職場で成果を出そうと奮闘する、そんなときに役立つ1冊になってくれたら――それが、元・普通の人である著者の想いだ。

文=上原純(Office Ti+)

最終更新:8/8(月) 6:30

ダ・ヴィンチニュース

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