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伝えたいことはいつも紙1枚で。あらゆる仕事に応用できる「トヨタの伝え方」とは?

ライフハッカー[日本版] 8/14(日) 19:10配信

『トヨタの伝え方』(桑原晃弥著、あさ出版)は、「トヨタ式」の伝え方をさまざまな角度から検証した書籍です。いうまでもなく、トヨタ式の「トヨタ」とは自動車メーカーのトヨタ自動車のこと。同社がこれまでに生み出してきた「ジャスト・イン・タイム」「改善」などの仕組みは、国内外で高く評価されていることでも有名です。「トヨタ式」とは、これらの仕組みの根底に流れる考え方を整理し、あらゆる仕事に応用できるようにまとめたものだということです。


“「付加価値をつけて伝える」
----なにかを伝えるときにそのまま渡さない。新たな価値を加えた上で渡す。

「相手の負担をなくすように伝える」
----「伝える」ときは“紙1枚“。理解する労力を相手に押しつけない。

伝えたあともフォローする」
----相手が完全に理解し、行動を起こすまで徹底的につきあう。
(「はじめに」より)”


著者によれば、これがトヨタ式のアプローチ法。そしてトヨタ式の「伝える」の本質をひとことで表現するなら、「最終的に行動につなげること」だといいます。そこで本書では、こうした考え方を軸に、「伝える」というコミュニケーションによって、相手の考えや行動を変える工夫を紹介しているわけです。第1章「伝えることは思考を整理すること」から、いくつかの要点を引き出してみましょう。

伝える前に「答え」を準備しておく

しゃべり方や文章術などのテクニックも、もちろん大切。しかし「伝える」に際してもっと重要なのは、「なにをどのように伝えるべきか、事前に自分自身がよく考えておくこと」だと著者はいいます。異なった表現を用いるならば、「伝えることは考えること」だというわけです。少なくとも重大な問題については、自分で考え、解決するという訓練をしておくべきだといいます。

そしてトヨタ式の特徴として、次のような考え方があるのだそうです。


“・「止まる」のではなく「止める」
・「決められた」ことを自分で「決めた」ことにする
(20ページより)”


前者は、不具合が起きたら、ロスを覚悟で仕事を止めて改善すること。なぜなら放置した場合、やがて仕事が止まってしまうほど大きな不具合が生じてしまうから。対する後者は、決められた規則やルールは変化に合わせて改善すべきであり、そうすれば自分たちで決めた、よりよい規則になるということ。

そしてそれは、なにかを伝える場合も同じだといいます。「伝える」テクニックは最小限だけあればいいことで、それよりも大切なのは「伝わる」ように内容を整理することだという考え方。「伝える」よりも、自然に「伝わる」ようにするということです。

よく考えられ、よく整理された内容は、ストレートに伝えるだけで誰もが理解できるもの。いいたいことが伝わらないのは、相手の理解力が足りないせいではなく、いいたいことを整理できていない自分の思考不足のせいだということです。

トヨタ式の背景にあるのは、「仕事とは付加価値を高めることだ」という思想。だからこそ、「1」の情報を「1」と伝達するだけでは十分だとは考えないのだといいます。伝える際に、省略したり、並べ替えたり、置き換えたりして整理することで、「1」の伝達力を「2」や「3」にしたり、ときには「10」にしようとするというのです。伝えたいことをうまく整理できれば、期待値を大きく超えた結果が得られるというわけです。(18ページより)

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最終更新:8/14(日) 19:10

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