ここから本文です

ビジネスの段取りをうまくやる秘訣は、タスクの「仕分け」にあった

ライフハッカー[日本版] 8/30(火) 22:10配信

”複雑な問題がたくさんあれば、どれから解決すればよいのかわからなくなるのも仕方がありません。力を集中すべきポイントがわからない。優先順位をつけられずに、行動力が落ちてしまう。頭の中がごちゃごちゃだと、当然の結果と言えます。(「はじめに 『本物の仕分け術』がすべてを解決する」より)”

しかし、そう主張する『能力以上の成果を引き出す 本物の仕分け術』(鈴木進介著、青春新書)の著者にも、かつては頭のなかを整理しきれず、空回りばかりだった時期があったのだそうです。しかしあるとき、気になることをメモに書き出すようにすると、感情に振り回されることなく正しい決断ができるようになったとか。書き出し方は、たとえばこんな感じです。

”・いま、自分が「できること」と「できないこと」はなんだろうか
・求められる完成度が「100%のもの」と「60%でいいもの」はなんだろうか
・「自分で行うべきこと」と「他人に任せてもいいもの」はなんだろうか
(「はじめに 『本物の仕分け術』がすべてを解決する」より)”

そして自分の決断に自信が持てるようになると、まわりからも信頼してもらえるようになったのだそうです。それも、「仕分けの力」なのかもしれません。きょうは仕事と仕分けとの関係に言及した第2章「ムダのない段取りが、『圧倒的な成果』を生む」に焦点を当ててみましょう。

効率性と生産性の“要“は、仕分けにある

仕事の「段取り」は、業務の「仕分け」そのもの。つまり仕分け術を身につければ、段取り上手になれるということ。そして、うまく段取りができれば、仕事をスピーディに、効率よく進めるようになるため、仕事がスムーズに回り出すといいます。

著者の主張の大切なポイントは、「行動力のなさは怠慢のせいではない」ということ。ましてや能力、才能の問題でもないのだとか。目標を達成できないことで自分を責める人がいますが、達成できないのは単に「目標が大きすぎる」からだというのです。

目標が大きすぎると、どこから手をつけていいのか見当がつかなくなって当然。そのため結局は「なんとなく難しそうだから、他の仕事からやろう」と、やるべきことを後回しにしてしまう。そして、あとになって後悔するという悪循環だということ。少なからず、納得できる話です。

つまり、だからこそ「仕分け」が必要だという考え方。一足跳びに目標に達しようとするのは難しいので、楽に一歩を踏み出せる行動項目をつくることが必要。そんなとき、問題や課題、目標を小さく「仕分ける」と、行動を起こしやすくなるという考え方です。そして、それは仕事の「段取り」そのものでもあるといいます。

ちなみに、ここで著者のいう「小さく仕分ける」とは、「いますぐ誰でも気合を入れずに着手できるレベル」のこと。よくいわれる「ベイビーステップ」、すなわち赤ん坊でもできるくらい、行動項目を小さく仕分ければいいということです。逆に「面倒くさい」「なにをしていいのか曖昧だ」「不安だ」「難しそう」と感じるなら、それはまだ行動項目が大きいということだといいます。(46ページより)

1/4ページ

最終更新:8/30(火) 22:10

ライフハッカー[日本版]

記事提供社からのご案内(外部サイト)

ライフハッカー[日本版]

株式会社メディアジーン

毎日更新中

最新ITサービス使いこなしガイド
ビジネス向けガジェット/ツール紹介
いま使える節約マネーハック術
モチベーションを上げるマインドハック