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スケジュール設計は「逆算思考」が肝心!

ライフハッカー[日本版] 9/9(金) 22:10配信

今回は「仕事の締切が守れない」という方へ向けた、スケジュール設計のコツを取り上げます。以下、サイボウズ株式会社のオウンドメディア「サイボウズ式」のこちらの記事より転載いたします。

こんにちは、はせ おやさいです。

時間の使い方、難しいですよね。1日の中だけでも「あれ、さっきお昼ごはんを食べたところなのに、気付いたらもう17時...?」というときなんかは、「時空が歪んだのかな?」と心底焦ります。

以前、「日報はその日の朝に『先に』書く」というコラムを書きましたが、これは「1日の時間の段取りをその日の朝に組んでしまうことで、タスク洗い出しの時間を圧縮する」という狙いのもの。

今回は、その手前部分についてのお話です。

いつも時間に追われていませんか?

仕事には、必ず締切があります。

明確な「納期」がなかったとしても、いつまでたってもやりかけでいい、という仕事はなく(そもそもそれは仕事ではない)いつか終わらせる必要があるもの。そして、得てして締切間近というのは、タスクが山積みになりがちです。その状態を避けるためにスケジュールを引き、バッファを持たせ、なるべく後半が詰まらないように調整をするのですが、それがどうしても苦手な人もいます。

あるチームでいっしょになった後輩が、まさにそんな人でした。

サポート的にかかわっていたので、詳細がわからないなりにも不安に思い、「◯◯は終わった?」「◯◯はどうなった?」と確認するたびに「作業中です」「いま問い合わせています」と的を射ない返答しかありません。ある程度の失敗をさせることも含めて、育てるつもりで見守ろう、という判断でリカバリできる範囲内ではそっとしておいたところ、やはり進行が遅れて間に合わなくなり、ヘルプに入ったあと、なぜ、そうなったかをいっしょに考える時間を持ちました。

それぞれのタスクは明文化されていて、すべきことも明確だったのに、なぜ遅れてしまったのか。どこを改善すれば、繰り返すことを予防できそうか。

期日から遅らせてしまった、とすでに反省している本人に対して「責められている」と感じさせないように「なぜ」を探る作業は非常に繊細でハードですが、そこには多くのヒントがあり、絶対に見逃してはいけない課題です。

話を聞いていくにつれ、分かったことがいくつかありました。

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最終更新:9/9(金) 22:10

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