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ビジネスマンは1日に4.2時間もメール処理に費やしている!? 苦手な人でも1分で書ける!「ビジネスメール」126定形文【コピペ可】

ダ・ヴィンチニュース 9月23日(金)6時30分配信

 ビジネスマンにとって、なくてはならない業務の1つに、メール処理がある。上司、部下、営業先など、あらゆるメールを打たなければならない。「果たしてこの表現でいいのか?」「この敬語の使い方は正しいのか?」など、日々のメール処理に悪戦苦闘している人は多いはず。

『考えすぎて書けない人のための1分間メール術』(神垣あゆみ/フォレスト出版)によると、なんとビジネスマンは1日のうち平均4.2時間もメール処理に費やしているそうだ。これが本当なら、めまいがしそうな事実である。もしこの4.2時間が1時間に短縮できたら、「アフターファイブ」を楽しめる人が続出するだろう。朝早くに出社してメール処理していた人も、いつもより寝坊ができるはず。

 本書では、34のビジネスシーンに対応したメール文例集がいくつも紹介されている。例えば、相談に関するメールに悩んでいるときは、本書の相談の項目を開き、メール文例をコピペし、体裁を整えるだけで、メールができてしまう。劇的な仕事効率の向上だ。さっそく気になる内容をいくつか紹介していこう。

■1分で処理する『おわびメール』

 おわびのメールを送るのに苦労した経験はないだろうか。細心の注意を払う必要があり、いつもより時間がかかってしまう。本書では、おわびに関するメール文例7つが掲載されており、今回は遅延のおわび例文を紹介しよう。

件名:納品遅延のおわび

本文:○○株式会社
佐藤様

お世話になります。
メルイチ商事の鈴木です。

X 月X 日付にてご注文いただいた
商品の納入が遅れており、誠に申し訳ございません。

付属品に不具合が見つかり、
現在、急ぎ修正を行っております。

1 日でも早く出荷できるよう
納期短縮に向けて努めておりますので
今しばらくお時間をいただけないでしょうか。

遅くともX 日までには出荷の予定ですが、
出荷日が確定次第、改めてメールにてご連絡いたします。

ご迷惑をおかけしたうえ
もっと早くご連絡すべきところ
対応が遅れてしまい、重ねておわび申しあげます。

 できるだけ納期を具体的に特定して伝えることがポイント。これで相手の不安を払拭できる。また「~したいと思います」という表現は、使いがちではあるが、おわびのメールでは軽々しい印象を受けるのでNGだという。

■1分で処理する「反論メール」

 仕事をする上で、意見や反論しなくてはいけない場面も出てくる。しかし、相手や言葉遣いを間違えれば、クビが飛びかねない。特にメールは文字だけなので「おわびメール」以上に細心の注意を払いたいところだ。今回は上司への「反論メール」の文例を紹介しよう。

件名:○○について再検討のお願い

本文:田中部長

商品開発チームの渡辺です。
取り急ぎ、用件のみ申しあげます。

部長のご指示はごもっともと思うのですが
チーム全体でもっと
○○についての協議する必要が
あるのではないでしょうか。

お言葉を返すようですが、
○○するということは
△△という状況を招きかねません。

今後の商品開発にも
少なからず影響を及ぼすことが
懸念されます。

チーム全体の士気にかかわることでもあるので
ぜひとも再度、ご検討をお願いいたします。

 「取り急ぎ、用件のみ申しあげます」は、急を要する用件のときに使うフレーズだが、意見や反論を述べるときにも使う。ポイントは、相手の意見を否定してかかるのではなく、いったん受け入れてから自分の意見を述べることだそうだ。「こういう考えもあるのではないか」という姿勢で問いかけ、提案する表現を心がけるべきだという。

■1分で処理する「感謝メール」

 付き合いでの飲み会や会食が、仕事をする上で欠かせないこともある。本書では、そのあとの煩わしいお礼のメール文例も載せている。

件名:昨夜の会食のお礼

本文:○○株式会社
佐藤様

おはようございます。いつもお世話になります。
メルイチ企画の鈴木です。

昨夜は、おいしい中華料理をごちそうになり
ありがとうございました。
人気の鍋を堪能でき、夏ばて気味だった体調も
すっかり回復しました。

御社の皆様とも楽しいひと時を過ごし
親しん睦ぼくを深めることができました。
佐藤様のお取り計らいに心から感謝いたします。

気持ちも新たに、
御社の業績アップに貢献できるよう
努めて参ります。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、
どうぞよろしくお願いいたします。

 飲み会や会食があった翌朝にはメールを送るべきだそうだ。午前10時までに送る場合は「おはようございます」を添えるといいという。

 メールに煩わしさを感じている人は、一気にメール上手になってほしいところだ。また、本書購入特典として、コピペ専用ホームページURLを無料プレゼントしている。上記の他にもメール文例126が、まるまるパクれるようになっているのだ。私など、さっそく2つほどパクって、先輩にドヤ顔でメールを送りつけた。良い気分だ。本書はずいぶん気の利いた一冊となっているので、ぜひメールが苦手な方は手にとってほしい。

文=いのうえゆきひろ

最終更新:9月23日(金)6時30分

ダ・ヴィンチニュース

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