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【ビジネスマナーQ&A】リスケ、ドタキャン時こそ中堅社員・アラサーの腕の見せ所。正しいアポイントのマナーおさらい

Suits-woman.jp 10/4(火) 17:30配信

打ち合わせやアポイントメントを調整するのは大変なもの。今回の質問は、電機メーカーにお勤めの佐藤礼奈さん(仮名・28歳)からです。

「客先との打ち合わせの際、先方にスケジュールを先に伺うのがマナーだと思っています。毎回、メールをお送りし、都合のよい日を2~3うかがっています。そのあと、弊社のメンバーの都合を聞くのですが、たいていひとりかふたり、スケジュールが合わずに何度もリスケをお願いしてしまいます。もっと効率の良い方法はないのでしょうか。また、当日のキャンセルは、どのようにお伝えすると失礼にならないのかも知りたいです」

鈴木先生に教えていただきましょう。

打ち合わせの日程は先方都合に合わせる

顧客に時間をとってもらいたいときなど、相手に何かをお願いするときに書く「お願いメール」。アポイントメントをとるときのメールも「お願いメール」のひとつです。

1本目のメールには、用件と所要時間を書いて、まずは相手の意向をうかがうのがマナーです。返信がしやすくなるよう、「2~3の候補日を挙げていただければ幸いです」と、さりげなく条件を提示すると、押しつけがましくなく、エレガントです。

メンバー全員が揃わない場合は決定権のある人の日時を優先

客先から日時の候補が届いたら、社内メンバーに連絡をします。メンバー全員がOKの日を選ぶのが基本です。メンバーが揃わない場合は、メンバーに優先順位をつけて、発言・決定権のある人が参加できる日に設定します。お客様からあげていただいた2~3の候補日の中から選ぶのがマナー。お客様のリスケには対応しなければいけませんが、仕事をいただく側がリスケするのはNGです。

メンバー全員の都合がつかず、欠席者が出る場合には、日程決定をお伝えするメールに「〇〇と□□が参加できませんが、××と△△でお伺いいたします」と事前にご連絡しましょう。

決定権のある人の予定は事前に確保しておく

一番困るのが、決定権を持っている人のスケジュールが、お客様の提示した日程のどれにも合わない、という場合。そのリスクを回避するためには、最初のメールにひとこと添えるのがよいでしょう。「2~3の候補日を挙げていただければ幸いです」のあとに、「弊社○○(名前)が、×日から×日まで出張で不在にしております。〇〇もぜひうかがわせていただきたく、まことに恐縮ですが、これらの日を外した日程でお願いできますでしょうか」と、NGの具体的な日程を提示しておきます。

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最終更新:10/4(火) 17:30

Suits-woman.jp

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