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ToDoリストだけではダメ。非効率を最適化する時間術

ライフハッカー[日本版] 10/7(金) 20:10配信

「忙しい」「時間がない」「寝ていない」など、師走を迎えると何かと時間に追われ緊急対応のスクランブルな生活になりがちです。しかし、その原因は単に締め切り厳守の繁忙期だからでしょうか。これまでに、時間の使い方や活用に問題を感じたことはありませんでしたか。

そこで、時間活用を効率的に行う習慣を身に付ける方法について、習慣化コンサルタントの古川武士さんに聞いてみました。

時間の使い方を時間簿でチェック。非効率な行動を最適化する

残業が続くと心もカラダも疲弊して、翌日の仕事は集中力に欠け非効率になる。誰にとってもよいことはひとつもありません。そこで古川さんは、ToDoリストだけでは管理できないそんな毎日の改善策として「時間簿をつける」ことをすすめています。

古川氏:収入に対する支出用途などが一目でわかる家計簿をつけていると、お金の流れがつかめてムダ使いの改善を図ることができます。同じように、時系列で何時から何時まで何をしたか書き込む時間簿をつけていると、非効率な時間の使い方が浮き彫りになり、改善ポイントが見えてきます。

たとえば、あるクライアントから「段取りが悪いのに完璧主義の部下がいます。ひとつの作業に時間がかかり、残業が多いので改善させたい」と相談がありました。そこで、完璧主義を正すのではなく、時間簿をつけてもらいました。

すると、「1日のなかで細かく休憩をとり、その合計が3時間もあった」と本人が気づいたそうです。これを1時間半に短縮しただけで、残業が減り、作業時間に対する意識も変わったそうです。

時間簿をつけると、提案書作成、アポイント、メールの確認・送受信、割り込み作業など、自分の行動が可視化されるので、実は打ち合わせ時間がいつも長いなど、まったく気づいていなかったことがわかります。

面倒臭いように思えますが、次のタスクのはじまりは前のタスクの終わりと考えて、随時記録することですべての作業に意識が向き、それだけでも作業が効率化するんです。

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最終更新:10/7(金) 20:10

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